Klachten- en klokkenluidersregeling

Klachten- en klokkenluidersregeling Axxent

Versie 14 september 2026

1. Algemeen

1.        Axxent beschikt over een klachten- en klokkenluidersregeling. Deze waarborgt dat personen van buiten ons kantoor en personen die bij ons werken of aan ons kantoor verbonden zijn, zonder gevaar voor hun rechtspositie klachten en vermoedens van misstanden aan de orde kunnen stellen. De regeling is gebaseerd op de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) en maakt deel uit van ons kwaliteitsmanagementsysteem (NVKM/SKM 1).

2.        Klachten en meldingen worden zorgvuldig, vertrouwelijk en tijdig behandeld en vastgelegd. Blijkt een klacht of melding gegrond, dan nemen wij passende maatregelen om herhaling te voorkomen.

3.        De regeling wordt gepubliceerd op onze website en in ons handboek kwaliteit.

4.        De directie van Axxent garandeert dat een klacht of melding die te goeder trouw is gedaan, op geen enkele wijze van negatieve invloed is op het functioneren of de loopbaan van de melder.

2. Reikwijdte

Deze regeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1.        handelingen die leiden tot strafbare feiten door Axxent of haar medewerkers;

2.        werkelijke of vermoede andere overtredingen van wet- en regelgeving door Axxent of haar medewerkers;

3.        werkelijke of vermoede schendingen van het kwaliteitsbeleid of het kwaliteitsmanagementsysteem van Axxent;

4.        (dreigende) intimidatie, discriminatie, agressie of ander ongewenst gedrag door medewerkers of leiding;

5.        (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;

6.        ontevredenheid over de uitvoering van onze werkzaamheden of over medewerkers van ons kantoor;

7.        vermoedens van een misstand in de zin van de Wbk: een (dreigende) schending van het Unierecht, of een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is;

8.        alle andere situaties die naar de mening van de melder aandacht verdienen.

3. Procedure

1.        De melder meldt de situatie bij de compliance officer van Axxent: Aline ten Hoeve (alinetenhoeve@axxentaccountants.nl). Gaat de melding over de compliance officer, dan meldt hij bij Michel Nijland (michel@finaf.nl) de vetrouwenspersoon.

2.        Melden gebeurt door interne en externe personen digitaal via info@uwaxxent.nl, met vermelding van ‘vertrouwelijk – compliance officer’. Een vermoeden van een misstand kan ook telefonisch worden gemeld via 038-8200282 of in een persoonlijk gesprek; hiervan wordt een verslag gemaakt dat de melder kan controleren.

3.        De compliance officer bevestigt de melding binnen vijf werkdagen. Hij informeert de melder daarbij hoe en binnen welke termijn de melding wordt behandeld.

4.        De compliance officer informeert de melder over de afhandeling en eventuele maatregelen: bij een klacht uiterlijk drie weken na ontvangst, bij een vermoeden van een misstand uiterlijk drie maanden na de bevestiging. Lukt dat niet, dan hoort de melder dit tijdig, met de nieuwe termijn.

5.        De melding wordt niet behandeld door iemand die erbij betrokken is; zo nodig schakelt Axxent een onafhankelijke externe deskundige in. Wie bij de melding betrokken is, krijgt de gelegenheid om te reageren.

6.        De compliance officer legt elke melding vast en analyseert de meldingen jaarlijks als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem.

4. Vertrouwelijkheid

1.        De melding, de correspondentie hierover, de behandeling en de vastlegging zijn vertrouwelijk. De identiteit van de melder wordt niet bekendgemaakt, tenzij de melder de compliance officer daarvan ontheft of een wettelijk voorschrift daartoe verplicht. In dat laatste geval wordt de melder zo mogelijk vooraf geïnformeerd.

2.        Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de AVG en niet langer bewaard dan nodig.

5. Bescherming en extern melden

1.        Een melder wordt niet benadeeld vanwege een melding te goeder trouw, bijvoorbeeld door ontslag, een boete, een negatieve beoordeling of het onthouden van promotie. Dit geldt ook voor wie de melder bijstaat. Stelt een melder van een misstand dat hij is benadeeld, dan moet Axxent aantonen dat dit geen verband houdt met de melding.

2.        De melder kan zich vertrouwelijk laten adviseren door de vertrouwenspersoon [naam] of door het Huis voor Klokkenluiders.

3.        Een melder van een misstand mag ook direct extern melden bij een bevoegde autoriteit, zoals het Huis voor Klokkenluiders (huisvoorklokkenluiders.nl), de AFM of de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klager die niet tevreden is over de afhandeling van een klacht over een accountant, kan een tuchtklacht indienen bij de Accountantskamer.

6. Slotbepaling

Deze regeling is vastgesteld door de directie en treedt in werking op 14 september 2026. Axxent evalueert de regeling elke twee jaar en bij wijziging van wet- of regelgeving.

Vastgesteld te Kamperveen op 14 september 2026

Axxent Accountants BV

drs. A.J. ten Hoeve RA